Una de las principales actividades de un Project Manager es precisamente la Gestión de Riesgos, siendo parte fundamental para que el proyecto lleve buen rumbo en cuanto a la calidad, el tiempo y el costo, sin embargo, el “riesgo” no es lo que muchos pensamos en términos generales, como los desastres naturales o alguna catástrofe, los verdaderos asesinos silenciosos de nuestra construcción son los procesos deficientes que plagan al equipo de trabajo todos los días.
Pareciera que es una característica propia del ramo de la construcción los retrasos durante las distintas etapas del ciclo de vida del proyecto, o los sobrecostos, sin embargo, es algo que se puede evitar con una correcta gestión de riesgo para cada etapa; podemos determinar los diez riesgos con más probabilidad de ocurrencia con un impacto significativo en los objetivos del proyecto.
A continuación, los presentaremos en orden de importancia y describiremos algunos consejos para mitigar activamente el riesgo de que se conviertan en un dolor de cabeza para el resultado final de nuestro proyecto.
Inexistente Gestión Documental y Cronograma de Proyecto: Organizar los documentos en una ubicación central es lo óptimo, esto facilitará la categorización y priorización de la información importante del proyecto, así como la elaboración de un cronograma de proyecto bien definido para el control de tiempos. Hoy en día, Drive o Cloud pueden ser utilizados con un enfoque estructurado para planificar en tiempo real los problemas que surjan, así como la visualización del cronograma al momento y las tareas a realizar a la brevedad.
Variaciones No Controladas de Diseño: De manera similar al punto anterior, evita la pérdida de productividad utilizando un sistema centralizado basado en la nube que permita al equipo de trabajo monitorear las órdenes de cambio que afectan a los contratos y compromisos principales en tiempo real desde cualquier lugar. Esto también garantizará la documentación y la autorización adecuadas de la cadena de mando, sin perder el rumbo por cambios súbitos en el diseño, y sin perder tampoco el historial sobre el que hemos ido trabajando.
Gestión de Permisos de Colaboración y Procedimientos de Aprobación Excesivos: El sistema de gestión de proyecto debe ofrecer o integrarse con una plataforma colaborativa que tenga niveles de permiso controlables para controlar el acceso y limitar los derechos de visualización al personal que desee que contribuya, realizándolo de la manera más práctica posible para evitar procesos largos reflejados en pérdida de tiempo.
Control de Calidad Deficiente en los Procedimientos Constructivos: Debemos centrarnos en cómo se espera la entrega final del producto que supervisamos, ejecutar un trabajo mejor y más rentable siempre es la meta, por lo tanto, debemos de tener una presencia muy cercana con la constructora, llevando un seguimiento adecuado con formatos de calidad y reportes técnicos/fotográficos para cerciorarnos que las actividades cumplen con la calidad esperada y evitar hacer los trabajos dos veces, o en el peor de los casos, esperar problemas después de la entrega.
Errores de Apreciación Geológica, Climatológica, Financiera, Contractual y Social: Este punto es muy importante, ya que es parte del inicio y planeación de proyecto. Como Gerente de Proyecto, es tu deber realizar estudios de factibilidad y apreciación, ya que de estos dependerá todo el proyecto técnico y económico, la falta de atención en alguna podría causar la caída total de la inversión por las modificaciones de todo tipo o dolores de cabeza constantes por temas sociales. Cada aspecto intervendrá en la planeación y será fundamental para el éxito del proyecto, tenemos que ser versátiles, ya que a veces será inevitable dar un paso atrás para ar dos adelante.
Falta de Coordinación Entre los Participantes del Proyecto: Adoptar nuevas tecnologías que ayuden a derribar los silos entre los roles es muy importante, hoy en día tenemos muchas herramientas a nuestro alcance como Google Workspace, Microsoft Teams, etc. Que explotan al máximo la interacción y coordinación entre el equipo y sub-equipos de trabajo, creando vínculos fuertes en cada etapa del proyecto, con medios de comunicación formal e informal definidos.
Estimaciones de Costos Incompletas o Inexactas: Uno de los principales culpables de las estimaciones deficientes es la falta de información pertinente y antecedentes, posiblemente derivado de una mala supervisión en obra al realizar las actividades. Comprendamos la economía de las fluctuaciones de precios y utilicemos una solución que tenga capacidades de estimación, ya que esto puede impactar gravemente en nuestro presupuesto, reduciendo el margen de utilidad, llevemos siempre a obra nuestros sistemas de medición para comprobar datos.
Seguridad General en Zonas de Trabajo: Desarrollar una cultura de seguridad proactiva puede reducir la probabilidad de lesiones en un 50%. Eso significa tasas bajas de incidentes, baja rotación de personal, alta productividad y mejores márgenes. Lo último que queremos en nuestra obra son caídas, electrocución, golpes por un objeto o que algún trabajador quede atrapado entre objetos peligrosos. Para esto, existen diversos formatos que Supervisión deberá implementar y que avalarán los trabajos a realizar dependiendo de los riesgos inherentes, entre otras disposiciones oficiales que se implementen en obra.
Falta de Profesionales Calificados Suficientes: Es importante que cada uno de los profesionales implicados en nuestro proceso de trabajo estén en constante capacitación y cuenten con una sólida formación, además de implementar un sistema de calificación a proveedores para mitigar riesgos en futuras subcontrataciones o prestaciones de servicio, los filtros que sean necesarios serán muy beneficiosos a futuro.
Aprobación Incompleta y Otros Documentos: Una política de retención de documentos digitales es clave para el funcionamiento y el éxito de un negocio de supervisión o construcción, debido a que, en el desafortunado caso de litigio o arbitraje, necesitamos que todo, desde planos y especificaciones hasta cadenas de correo electrónico personales y fotos del lugar de trabajo, esté debidamente documentado y sea fácil de encontrar.
Aunque sea utópico eliminar por completo los riesgos, podemos idear un plan que permita a los equipos minimizar el impacto de imprevistos para los procesos de mayor importancia;
Esto se puede lograr dominando la comunicación y colaboración del equipo de trabajo, cuestiones que intervienen directamente en los diez riesgos mencionados en este artículo
Preparar protocolos puntuales que definan las acciones que se harán inmediatamente para mitigar los riesgos
Jugar con las holguras en los puentes entre actividades, ya que pueden ser ventanas para rescatar tiempos, sin abusar de ellas, ya que una actividad puede convertirse en ruta crítica a los pocos días de holgura
Podemos deducir que, al combinar un plan de gestión de riesgos adecuado para las actividades principales de cada fase, la comunicación y la colaboración, se podrá responder con agilidad para mitigar el impacto de manera eficaz, convirtiendo al equipo y proceso de trabajo, resiliente, virtud fundamental para mantener el costo y tiempo del proyecto bajo nuestro control. A continuación, podrás observar a nuestro equipo de trabajo en las últimas visitas a algunas de nuestras obras realizando una gestión de riesgos en campo.
Si tienes alguna duda o requieres asesoría para la Gestión de Riesgos en tu proyecto, no dudes en mandarnos y mensaje para poder apoyarte.
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